Mục đích chuyến đi là một phần quan trọng trong thư mời đi công tác Trung Quốc và cần được trình bày rõ ràng. Tùy trường hợp như gặp gỡ đối tác, khảo sát thị trường, tham dự hội chợ hay giao lưu thương mại, cách diễn đạt có thể khác nhau.
 |
| Cách viết thư mời đi công tác Trung Quốc |
Theo kinh nghiêm cung cấp Dịch vụ visa Trung Quốc uy tín của Công ty Du Lịch Thanh Niên Mới, thư mời tham gia giao lưu thương mại hoặc giấy mời tham gia hội chợ thương mại của đối tác thương mại tại Trung Quốc cần bao gồm 3 nhóm thông tin chính.
1. Thông tin cá nhân của người được mời
Đây là phần xác định rõ ai là người được doanh nghiệp
Trung Quốc mời sang Trung Quốc.
Thư mời nên thể hiện các thông tin như:
- Họ
và tên;
- Giới
tính;
- Ngày
tháng năm sinh;
- Thông
tin hộ chiếu hoặc thông tin nhận dạng cần thiết khác.
Trong đó, họ tên và số hộ chiếu là những thông tin nên kiểm
tra đặc biệt kỹ.
Nếu thư mời ghi sai tên hoặc số hộ chiếu, khi chuẩn bị hồ sơ
visa có thể phải liên hệ lại với đối tác để chỉnh sửa thông tin.
Vì vậy, trước khi công ty Trung Quốc phát hành thư mời, phía
Việt Nam nên gửi chính xác thông tin cá nhân của người sẽ xin visa.
2. Thông tin về chuyến đi công tác
Đây là phần rất quan trọng của thư mời.
Theo hướng dẫn hiện hành, thư mời cần thể hiện các thông tin
liên quan đến chuyến đi như:
- Lý
do đến Trung Quốc;
- Ngày
dự kiến đến Trung Quốc;
- Ngày
dự kiến rời Trung Quốc;
- Địa
điểm cần đến hoặc thăm;
- Mối
quan hệ với đơn vị hoặc cá nhân gửi lời mời;
- Nguồn
chi phí cho chuyến đi.
3. Lý do sang Trung Quốc
Không nên chỉ ghi quá chung chung như “đi công tác”.
Nếu chuyến đi thực tế là gặp đối tác để trao đổi thương mại,
đàm phán hợp đồng, tham quan nhà máy, kiểm tra sản phẩm hoặc tham gia hội chợ
thương mại thì nên thể hiện đúng mục đích thực tế của chuyến đi.
Nội dung thư mời nên thống nhất với những thông tin được
khai trong hồ sơ xin visa.
4. Thời gian chuyến đi
Cần ghi rõ thời gian dự kiến đến và rời Trung Quốc.
Doanh nghiệp Việt Nam cũng nên kiểm tra để thời gian trong
thư mời phù hợp với kế hoạch chuyến đi và các giấy tờ khác.
5. Địa điểm công tác (lịch trình làm việc)
Nếu chuyến đi dự kiến làm việc tại một hoặc nhiều thành phố
của Trung Quốc, nên thể hiện các địa điểm liên quan trong thư mời một cách rõ
ràng.
Ví dụ, nếu đối tác mời sang làm việc tại Quảng Châu và Thâm
Quyến, thông tin này có thể được thể hiện trong phần lịch trình hoặc địa điểm
công tác.
6. Mối quan hệ giữa hai bên
Thư mời nên thể hiện mối quan hệ giữa người được mời và đơn
vị hoặc cá nhân mời.
Ví dụ:
- Đối
tác thương mại;
- Khách
hàng;
- Nhà
cung cấp;
- Đối
tác kinh doanh;
- Doanh
nghiệp đang đàm phán hợp tác.
Thông tin này giúp giải thích rõ hơn lý do một doanh nghiệp
Trung Quốc mời người Việt Nam sang làm việc.
7. Nguồn chi phí
Thư mời cũng cần thể hiện thông tin về nguồn chi phí chuyến
đi theo thực tế, tức là ai là người chi trả chi phí cho chuyến đi, ghi thông
tin đơn vị chi trả chi phí chuyến đi (thông thường chi phí sẽ do Công ty Việt
Nam chi trả)
Ví dụ, doanh nghiệp Việt Nam tự chi trả chi phí chuyến đi hoặc
phía đối tác Trung Quốc chịu một phần hoặc toàn bộ chi phí theo thỏa thuận giữa
hai bên.
Quan trọng là thông tin trong thư mời nên phù hợp với thực
tế và thống nhất với hồ sơ.
8. Thông tin của công ty hoặc cá nhân mời
Thư mời cũng cần xác định rõ ai là bên phát hành lời mời.
Theo hướng dẫn của Trung tâm Dịch vụ Visa Trung Quốc, phần
này cần có những thông tin như:
- Tên
đơn vị hoặc cá nhân gửi lời mời;
- Địa
chỉ;
- Số
điện thoại;
- Các
thông tin liên hệ cần thiết khác.
Nếu là doanh nghiệp Trung Quốc mời đối tác Việt Nam sang làm
việc, nên sử dụng thông tin doanh nghiệp chính xác và thống nhất với các giấy tờ
liên quan của doanh nghiệp.
Cuối thư nên có phần dành cho người có thẩm quyền ký và
đóng dấu của công ty, nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức thư mời có ký tên,
đóng dấu.
Bạn còn thắc mắc vì về thư mời đi công tác Trung Quốc hãy để
lại bình luận nhé! Và cảm ơn bạn đã xem bài viết!
0 Nhận xét